Associations et fondations : bien gérer

Associations et Fondations : bien gérer.

Associations et fondations

La gestion des associations et des fondations implique un contrôle interne et un contrôle externe.

Associations et fondations : le contrôle interne

Dans les associations, l’absence de disposition statutaire ne prive pas, bien au contraire, l’assemblée générale de prendre connaissance des documents financiers de l’organisme, du montant des rémunérations octroyées aux dirigeants ainsi que des contrats souscrits par ces derniers.

La loi de 1901 ne précisait pas la communication de pareils documents aux membres de l’organisme.
En sorte qu’en principe, rien ne contraint les association ou les fondation de communiquer des documents la concernant.
Cependant, les statuts peuvent imposer au directoire un certain nombre d’obligations.

Ainsi lorsqu’ils lui font astreinte:

•    De tenir à la disposition des sociétaires des informations et documents,
•    D’adresser des informations et documents aux adhérents accompagnant les contrats conclus.

En pareille hypothèse, l’obligation d’informer et de communiquer porte sur des supports précis tels : rapport de gestion, rapport financier, rapport moral, etc.

Cette obligation étant désormais d’ordre public lorsque l’association est reconnue d’utilité publique.
A titre d’illustration, une association est tenue d’établir chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe quand elle dépasse certains seuils.
Les comptes annuels devant être soumis en même temps qu’un rapport de gestion, à l’approbation de l’assemblée délibérante et ce dans les six mois de la clôture de l’exercice.

Situation identique quand l’organisme verse une rémunération d’une certaine importance à ses dirigeants.

La rémunération des dirigeants des associations et des fondations

Il est désormais admis que les sociétaires doivent recevoir une information sur la rémunération des dirigeants.
C’est le fruit de la loi de finances pour 2002, qui avait consacré la possibilité de rémunérer les dirigeants.
Il n’y a ici pas de remise en cause de la gestion désintéressée dans la mesure où les dirigeants sont élus de façon régulière.
En outre, l’association ne verse des rémunérations que si ses statuts l’indiquent expressément et que si son organe délibérant l’a décidé à la majorité des deux tiers.

Une réelle transparence financière des associations et des fondations

Le bilan et le compte de résultat sont certifiés par un commissaire aux comptes, quand bien même l’organisme ne remplit pas les conditions de désignation habituelles.
En outre, les rémunérations versées sont indiquées dans une annexe aux comptes de l’organisme.
Enfin, l’association devra communiquer à chaque exercice à la Direction des services fiscaux dont il dépend une matrice attestant du montant des ressources prises en compte pour la détermination du seuil de rémunération des dirigeants.

Les conventions réglementées des associations et des fondations

La loi sur les nouvelles régulations économiques a autorisé aux membres de contrôler les contrats conclus par leurs dirigeants.

Sont concernées :
– les associations subventionnées recevant annuellement de l’Etat, ou de ses établissements publics une subvention de plus de 153 000 Euros;
– les personnes morales de droit privé exerçant une activité de production, de transformation ou de distribution de biens meubles ou immeubles, de prestation de services en matière industrielle, commerciale, artisanale et agricole.
Les associations et  les fondations sont donc concernées par le champ d’application des conventions réglementées lorsqu’elles exercent une activité économique.

Les personnes concernées dans les associations et les fondations

Sont soumises au contrôle les contrats conclue entre l’organisme et :

– un administrateur, un  dirigeant de droit déclaré en préfecture ;
– un mandataire social, un dirigeant régulièrement mandaté mais aussi un dirigeant de fait, c’est-à-dire agissant au nom et pour le compte de l’association sans avoir été élu à ce titre.
– une tierce personne qui ne retire aucun un intérêt de la convention.
– une société ayant un associé indéfiniment responsable, un administrateur, un directeur général, un membre du directoire ou du conseil de surveillance ou un actionnaire disposant de plus de 10 % des droits de vote et lequel administrateur ou mandataire social de l’association.

A contrario, les contrats conclus entre deux associations ayant des dirigeants communs ne sont pas concernés.

Les conventions visées dans les associations et les fondations

Par analogie au droit des sociétés commerciales, sont considérées comme libres, et donc exclues de l’obligation de transparence :

–    les opérations courantes, c’est-à-dire celles relevant de l’objet social de la société.
–    Les conventions conclues en ne procurant aucun avantage au dirigeant.

Le contrôle des contrats dans les associations et les fondations

Un rapport sur les conventions entrant dans le champ d’application de la réglementation doit être établi et contenant :

– l’énumération des conventions concernées par l’obligation de transparence ;

– le nom des personnes physiques ou morales intéressées ;

– la nature et l’objet des conventions ;

– les modalités essentielles des conventions, notamment l’indication des prix ou tarifs pratiqués, des ristournes et commissions consenties, des délais de paiement accordés, des intérêts stipulés, des sûretés conférées et toutes indications permettant d’apprécier l’intérêt qui s’attachait à la conclusion des conventions analysées.
Les comptes annuels et commissaire aux comptes

Le plus souvent, la transparence de l’information financière est assurée en collaboration avec le commissaire aux comptes, dont la désignation obligatoire incombe à certaines associations.

C’est notamment le cas des associations :

–  dont l’activité économique est largement significative et lorsque sont remplis les trois critères suivants : plus de 50 salariés, au moins 3 100 € hors taxe de ressources, au moins 1 550 000 € de total du bilan.

– recevant annuellement de l’Etat, de ses établissements publics ou de collectivités locales des subventions de plus de 150 000 Euros. La Compagnie nationale des commissaires aux comptes juge qu’il convient de retenir les subventions octroyées au cours d’une année même si elle est perçue l’année suivante.

–  reconnues d’utilité publique (dites « RUP »).

–  agréées par une autorité publique et dont les procédures d’agrément entraînent l’obligation de tenue de comptes tels les organismes de formation d’une certaine taille, par exemple.

–  autorisées à émettre des actions.

ces structures ont pour obligation de nommer un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant, qui exercent leurs fonctions dans le cadre de leur mission d’alerte et de certification des comptes de l’organisme.

La désignation d’un commissaire entraîne certaines obligations, et notamment :

–    l’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).
–    la tenue de la comptabilité de l’organisme selon une présentation normalisée et conforme au Plan comptable général (bilan, compte de résultat et annexe).
–    la réunion de l’assemblée ordinaire annuelle au plus tard dans les six mois de la date de clôture de l’exercice précédent pour approuver lesdits comptes annuels, en même temps qu’un rapport de gestion.
–    la transmission des comptes annuels au commissaire aux comptes quarante-cinq jours au moins avant la réunion à laquelle ils doivent être approuvés.

La certification ne sera accordée que si un certain nombre de conditions ont pu être réunies, savoir :
– la mise en œuvre des diligences qu’il a jugées nécessaires ;
– la découverte d’un résultat de ses contrôles satisfaisant ;
– l’assurance que les comptes sont établis selon les règles en vigueur ;
– l’information donnée dans les comptes annuels apparaît suffisante pour que ceux-ci donnent une image fidèle de la situation financière, du résultat des opérations et du patrimoine de l’entité concernée.

Associations et fondations : le contrôle externe

Concomitamment au contrôle exercé au sein de l’organisme, les associations et fondations  sont soumises à divers contrôles émanant d’autorités extérieures.

Information obligatoire du Préfet

A l’obligation de tenir une comptabilité normalisée se joint une obligation de communication des comptes et toute information concernant leur activité.
Les organismes bénéficient de la générosité publique, le corolaire est qu’ils sont tenus d’adresser une déclaration préalable à la préfecture avant de lancer une campagne d’appel à la générosité publique à l’échelle nationale.
Ils doivent encore établir un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public (CER), qui expose l’affectation des dons par type de dépenses.
Il doit être adressé en préfecture, déposé au siège social de l’organisme et peut être consulté par tout adhérent ou donateur qui le demande.

Les associations reconnues d’utilité publique

Elles ont tenues d’adresser leurs comptes annuels – y compris ceux de leurs comités locaux – au préfet du département et aux ministres concernés, et de justifier de l’emploi des fonds provenant de toutes les subventions accordées au cours de l’exercice écoulé.

Les associations de bienfaisance

Elles doivent adresser, au préfet du département du siège social, un rapport annuel sur la situation et sur leurs comptes financiers, y compris ceux de leurs comités locaux.

Les associations subventionnées

La loi reconnaît aux collectivités publiques un droit de contrôle sur les organismes bénéficiaires de concours publics ou gérant un service public.
D’une part, elles sont soumises au contrôle du délégué de la collectivité territoriale qui l’a accordée.
D’autre part, celles qui ont bénéficié de la part d’une collectivité d’une garantie d’emprunt ou d’une subvention supérieure à 75 000 € ou représentant plus de 50 % de leur budget doivent présenter à la collectivité concernée un bilan certifié conforme par un commissaire aux comptes ou simplement par le président si celle-ci n’est pas soumise à l’obligation de certification des comptes.
L’Etat doit publier ensuite, tous les deux ans, la liste des associations ayant reçu directement sur le plan national une subvention au cours des deux précédentes années.

La publicité de l’activité par le dépôt des comptes

Le devoir de transparence se traduit également par le droit de tout citoyen de prendre connaissance de l’activité de l’organisme.

En sorte que l’accès à l’information se fait auprès de la Préfecture.

Depuis peu, les associations qui ont reçu une subvention globale supérieure à 153 000 € sont tenues de déposer à la préfecture du département de leur siège social leurs budgets, leurs comptes, les conventions conclues et les comptes rendus financiers des subventions.

Le Cabinet GOGUET, spécialiste en conseil, création et gestion des structures civiles, commerciales et associatives, vous demeure tout à fait disponible.

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